Un registro de mantenimiento de flota es una de las herramientas más útiles para un administrador de flota. Realiza un seguimiento del mantenimiento que se realiza en su vehículo, quién lo realiza y cuándo. Estos registros te ayudan a estar al día con el mantenimiento de los vehículos de la flota y te permiten tomar todo tipo de decisiones críticas para tu negocio. Por ejemplo, pueden ayudarte a decidir cuándo comprar vehículos nuevos, reemplazar piezas e incluso mostrar cuándo los conductores exhiben comportamientos que exacerban el desgaste de sus vehículos. Este artículo te mostrará cómo iniciar un registro de mantenimiento de flota, la mejor manera de realizar un seguimiento y las ventajas de mantener en archivo al día.
¿Qué debe incluir el registro de mantenimiento de su flota de vehículos?
Puedes encontrar muchas plantillas en línea que te ayudarán a crear el registro de mantenimiento de vehículos de tu flota. Si bien cada flota es única y cada registro de mantenimiento de vehículos de la flota es diferente, hay cinco componentes esenciales que siempre debes incluir:
- Fecha y kilometraje. Es para conocer el kilometraje de cada vehículo en el momento del servicio. De esta manera, puedes realizar un seguimiento de los servicios recurrentes, como cambios de aceite y cambios de filtro de aire. Esta es una excelente manera de asegurarse de que tus piezas duren toda su vida útil y realizar un seguimiento de cuánto conduce tu flota.
- Proveedor de servicios. Naturalmente, necesitarás conocer a la persona y la empresa que brindan el servicio. Incluso si acudes a un mecánico habitual, es fundamental tener en cuenta quién hace las reparaciones cada vez. Esto se aplica incluso si realizas arreglos menores tu mismo. Deberás registrarte como proveedor de servicios. De esta manera, si surge alguna pregunta, sabrás exactamente a dónde acudir para obtener respuestas.
- Descripción del servicio. Esta será la columna más detallada del registro de mantenimiento de tu vehículo. Aquí ingresarás todas las inspecciones que realizó el proveedor de servicios, qué partes fueron reemplazadas y cualquier información relevante que pueda afectar el vehículo en el futuro. La mayoría de las flotas utilizan viñetas en esta sección para que sea más fácil de leer para cualquiera.
- Estado. Siempre debes conocer el estado del vehículo antes y después del servicio. Es una forma de realizar un seguimiento de lo que podría necesitar el vehículo en el futuro. Los indicadores de estado, como el color del aceite del motor o el líquido de la transmisión, pueden indicarte los problemas que se avecinan en el horizonte de tus unidades. Comprender esto permite prepararse para lo que podrías necesitar gastar y qué cobertura organizar para que la flota siga siendo productiva.
- Costo del servicio. Por supuesto, conocer el costo de cualquier servicio prestado a su vehículo es fundamental. Puede ser para fines contables y para tomar decisiones para el vehículo. Hacer un seguimiento de cuánto estás gastando en cada parte del vehículo te indica cuándo es el momento de reemplazar algo.
Beneficios de un registro de mantenimiento de flota
Un mantenimiento preventivo tiene muchos beneficios. Sin embargo, si solo se hace el mantenimiento es solo la mitad de la batalla. A menos que lleves un registro de mantenimiento de la flota el proceso estará completo. Repasemos los beneficios que te brindará llevar un registro de mantenimiento de flota.
No. 1: Cumple con las regulaciones
Ninguna flota quiere ser castigada con multas por incumplimiento de las regulaciones federales, estatales o locales. Es una molestia inmensa que no solo cuesta dinero al negocio, sino que incluso puede sacar los vehículos de la carretera por un período de tiempo. Mantener los vehículos en las mejores condiciones es fundamental para pasar las inspecciones del Departamento de Transporte, pero también lo es tener a mano los registros de mantenimiento de cada vehículo. Si alguna vez surge un problema, siempre puedes rastrear el historial de esa pieza y obtener más información para averiguar qué sucedió.
N. ° 2: Gestiona el ciclo de vida de forma más sencilla
Existen muchos métodos diferentes para los vehículos de reciclaje de vida, pero puede ser difícil saber cuándo es el momento de soltar un vehículo si no tienes los registros adecuados del historial de mantenimiento de ese vehículo. ¿Cómo sabrás si cuesta más de lo que ganas? Los registros detallados describen los costos de un vehículo y te dicen exactamente lo que está costando. Esto permite tener confianza en tus decisiones sobre la sustitución o conservación de vehículos.
No. 3: Asegúrate que los vehículos sean confiables
Las averías de vehículos son un obstáculo importante para las operaciones de la empresa. Siempre que uno se avería, se pierde el tiempo en repararlo y se pierde los ingresos que obtendrías durante ese tiempo. Sin mencionar que, mientras tanto, tus clientes pueden estar disgustados. Cuando tienes vehículos en buen estado y registros de ese mantenimiento, los vehículos no necesitan ser reparados con tanta frecuencia y el mantenimiento se puede completar más rápidamente. Ahorrarás tiempo, dinero y mantendrás una reputación positiva de servicio al cliente.
El registro del mantenimiento de flota con nosotros es más sencillo de lo imaginas. ¡Puedes probar una demostración en línea aquí y ver por ti mismo lo que puede lograr con la ayuda de Azuga!
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